Zonder stress toeleven naar jullie trouwdag? Met deze overzichtelijke to-do list in vier fasen regel je alles slim en op tijd: van budget, datum en locatie tot leveranciers, styling, gastencommunicatie en een strak draaiboek met ceremoniemeester. Inclusief praktische checklists, een plan B voor het weer en een compacte noodkit, zodat jullie met vertrouwen kunnen aftellen en vooral kunnen genieten.
Je wedding to-do list in 4 fasen
Met je wedding to-do list in 4 fasen hou je overzicht zonder stress. In fase 1 (12-9 maanden) leg je de basis: je bepaalt samen je visie en sfeer, stelt een realistisch budget met prioriteiten, kiest een datumvenster en boekt de locatie die daarbij past. Maak meteen een gedeelde planningstool aan en zet de legale formaliteiten en eventuele vergunningen op je radar, zodat je deadlines niet mist. In fase 2 (9-6 maanden) ga je van idee naar zekerheden: je maakt een shortlist en legt de belangrijkste leveranciers vast zoals catering, fotograaf, videograaf en muziek, je stuurt save-the-dates, denkt na over de ceremonie en start met outfits en ringen. In fase 3 (6-3 maanden) werk je de persoonlijke details uit: proefdiners en taartproeverij, bloemen en decor die bij je concept passen, uitnodigingen laten drukken, vervoer en logies voor jullie en gasten, en je ceremoniemeester (de persoon die op de dag alles coördineert) brieffen.
In fase 4 (3-0 maanden) rond je af: tafelschikking, laatste betalingen, definitieve aantallen doorgeven, draaiboek met contactlijst van leveranciers, speeches en muziekkeuzes bevestigen, plan B voor het weer en een compacte noodkit klaarleggen. Met duidelijke fasen, tijdige beslissingen en kleine buffers op je planning blijft je huwelijk leuk om te plannen én strak georganiseerd.
Fase 1: visie en kaders (12-9 maanden)
In deze fase leg je de basis voor alles wat volgt. Bepaal eerst je visie: intiem of groots, binnen of buiten, casual of chic, en maak een moodboard om sfeer, kleuren en dresscode te vangen. Vervolgens stel je een realistisch budget vast met duidelijke prioriteiten, want wat je het belangrijkst vindt (locatie, foto, eten) krijgt het grootste deel. Maak een ruwe gastenlijst om schaal en kosten te kunnen inschatten en kies een datumvenster en seizoen dat bij je past.
Start met een shortlist van locaties en check beschikbaarheid. Regel meteen de kaders: gemeentelijke termijnen voor huwelijksaangifte, aantal getuigen, eventuele vergunningen en een ceremoniespreker of BABS. Zet een gedeelde planningstool op, verdeel taken, en maak een tijdlijn met buffer. Zo creëer je rust, richting en slagkracht voor alle volgende keuzes.
Fase 2: research en shortlist (9-6 maanden)
Nu ga je van inspiratie naar keuzes. Verdiep je in leveranciers die passen bij je stijl en budget: fotograaf, videograaf, catering, muziek, bloemist en ceremoniemeester. Check portfolio’s, lees recente reviews en vraag drie vergelijkbare offertes per categorie, zodat je pakketten, beschikbaarheid, reistijd en annuleringsvoorwaarden eerlijk kunt vergelijken. Plan kennismakingen en, waar mogelijk, proefmomenten zoals tasting en een try-out voor haar en make-up.
Leg opties vast met een duidelijke optie-deadline of boek direct als het een match is. Werk je gastenlijst bij en verstuur save-the-dates, vooral als je trouwt in het hoogseizoen of in het weekend. Start met outfits en ringen, denk na over de ceremonievorm en noteer praktische wensen in een eerste versie van je draaiboek.
Fase 3: details, passen en proeven (6-3 maanden)
Nu geef je je plannen smaak en vorm. Laat outfits aanmeten en plan doorpassen voor jou en je bruidsgezelschap, kies schoenen, accessoires en ringen definitief, en test haar en make-up met foto’s van het gewenste resultaat. Doe een menu- en taartproeverij, noteer dieetwensen en bevestig de drankkeuzes. Finaliseer bloemen, kleurenpalet en styling, inclusief huurmaterialen zoals meubilair en verlichting. Laat uitnodigingen drukken en verstuur ze met een heldere RSVP- of aanmelddeadline; verzamel antwoorden in je gastenlijst en maak een eerste tafelschikking.
Leg vervoer, verblijf en kinderopvang vast waar nodig en bespreek met je ceremoniemeester het draaiboek, muziek voor belangrijke momenten en taakverdeling. Plan een rondgang op de locatie met leveranciers, check stroompunten en looproutes, en werk meteen aan een simpel slechtweerplan. Zo komen persoonlijkheid, comfort en logistiek moeiteloos samen.
Fase 4: bevestigen en final checks (3-0 maanden)
In de laatste 3 maanden bevestig je alles: definitieve aantallen naar locatie en catering, leveranciers mailen met draaiboek, aan- en aflevertijden, contactlijst en plattegrond. Rond betalingen af, check contracten en annuleringsvoorwaarden. Werk tafelschikking, ceremonievolgorde, muziekkeuzes en een niet-draaien-lijst bij. Verzamel allergieën en dieetwensen en regel leveranciersmaaltijden. Pas outfits nog een keer, laat ringen graveren en haal alles tijdig op.
Print geloften en speechteksten en maak een dagtas met noodkit, documenten en contant voor betalingen. Test vervoer en reistijden, leg parkeer- en route-instructies vast, brief je ceremoniemeester en geef taken door. Doe een locatierondgang en een korte repetitie, check het weerbericht en je plan B. In de laatste week: rust pakken, telefoonnummers delen en vertrouwen op je voorbereiding.
[TIP] Tip: Plan in vier fasen; koppel elke taak aan deadline en eigenaar.
Budget, datum en locatie
Je bruiloft staat of valt met deze drie pijlers. Start met een helder totaalbudget en verdeel het volgens je prioriteiten, bijvoorbeeld meer voor locatie en eten als sfeer en culinair belangrijk zijn. Reken met kosten per gast en houd 5-10% buffer voor onvoorziene uitgaven zoals extra uren, vervoer of styling. Je datum beïnvloedt prijs en beschikbaarheid: hoogseizoen (mei-september), zaterdagen en feestdagen zijn duurder en sneller vol, terwijl doordeweeks of in de winter vaak voordeliger is. Check ook of belangrijke mensen kunnen, en kies een seizoen dat past bij je gewenste sfeer. Bij het kiezen van een locatie kijk je verder dan looks: capaciteit, bereikbaarheid met OV en parkeergelegenheid, toegankelijkheid, eindtijd en geluidsnormen, exclusiviteit of verplichte huiscateraar, en of je ceremonie, borrel, diner en feest op één plek kunt doen om logistiek en kosten te besparen.
Regel een slechtweerplan bij buitenplannen en check in Nederland/België of de trouwlocatie officieel aangewezen is of dat je een BABS/ambtenaar en eventuele vergunning nodig hebt. Let op minimumafname, zaalhuur, schoonmaak, kurkgeld, servicekosten en btw, en vraag naar annuleringsvoorwaarden, optie-deadlines en betaaltermijnen. Zo maak je keuzes die kloppen met je visie én je portemonnee.
Bepaal je budget en stel prioriteiten
Begin met een bedrag waar je je goed bij voelt en koppel daar een simpel spaarplan aan, inclusief eventuele bijdragen van familie. Reken globaal door wat je per gast wilt uitgeven, want catering, drank en drukwerk schalen mee met je gastenlijst. Maak daarna je top 3 prioriteiten en geef die de grootste hap van het budget, zodat je keuzes strak blijven. Werk met categorieën zoals locatie, eten en drinken, foto/video, outfits, muziek en styling, en zet per onderdeel een realistische bandbreedte.
Reserveer 5-10% buffer voor onvoorziene kosten en let op verborgen posten zoals servicekosten, kurkgeld, reiskosten, overtime en btw. Check aanbetalingen en betaaltermijnen per leverancier en hou alles bij in een gedeelde sheet. Zo stuur je elke euro naar wat je echt belangrijk vindt, zonder financiële stress.
Kies een datum en seizoen die bij je passen
Je datum zet de toon én bepaalt vaak prijs en beschikbaarheid, dus kijk verder dan alleen een mooie dag. Denk aan de sfeer die je zoekt: lente met bloesem, lange zomeravonden, herfstkleuren of knus winterlicht. Check het weerpatroon, gemiddelde temperaturen, daglichturen en het moment van golden hour voor foto’s. Houd rekening met schoolvakanties, feestdagen en grote evenementen, want die beïnvloeden prijzen, reistijd en logies voor je gasten.
Doordeweeks of buiten het hoogseizoen is meestal voordeliger en geeft meer keuze bij leveranciers. Leg een datumvenster vast, pols de beschikbaarheid van belangrijkste gasten en je BABS of ceremoniespreker, en check bij je gemeente of de locatie officieel is aangewezen. Regel meteen een realistisch slechtweerplan en noteer eventuele extra kosten.
Vergelijk, bezichtig en boek je locatie
Deze vergelijking helpt je snel locatietypes voor je bruiloft te beoordelen op capaciteit, regels en praktische bezichtigingstips, zodat je gericht kunt kiezen, bezichtigen en boeken.
| Locatietype | Capaciteit (indicatie, zittend/staand) | Geluid & eindtijd (typisch) | Catering & bezichtigingstip |
|---|---|---|---|
| Landgoed/boerderij | 60-150 / 100-250 | Vaak 00:00-01:00; buitenmuziek na 22:00 beperkt i.v.m. buren/natuur. | Meestal preferred of in-house; check slecht-weerplan en route van buiten naar binnen; vraag naar optie/aanbetaling. |
| Stadsloft/hotel | 50-120 / 80-200 | Striktere geluidsnormen; eindtijd vaak 23:00-00:00. | Veelal in-house catering; check kurk-/zaalhuur, parkeergelegenheid en op-/afbouwtijden. |
| Strandpaviljoen | 50-120 / 80-200 | Seizoensgebonden vergunning; eindtijd rond 00:00; wind/geluid beïnvloeden muziek. | Vaak in-house; check noodweerplan, bereikbaarheid (rolstoel/leveringen) en stroomvoorziening. |
| Industriële locatie | 80-200 / 120-400 | Regels vaak ruimer; soms tot 01:00-02:00 met geluidsmeting. | Regelmatig vrije keuze (soms fee); check akoestiek, klimaat/verwarming en toiletcapaciteit. |
| Kas/serre | 70-150 / 100-250 | Eindtijd meestal 00:00-01:00; warmte en geluidsreflectie aandachtspunt. | Preferred of vrij; check klimaatregeling, zonwering/condens en plan B bij hitte/kou. |
Kies eerst het locatietype dat past bij jullie grootte en vibe, en plan daarna een bezichtiging gericht op eindtijd/geluid, weerplan en cateringvoorwaarden. Leg bij boeken optie-, aanbetalings- en annuleringsvoorwaarden schriftelijk vast.
Start met een shortlist van locaties die passen bij je budget, datumvenster en sfeer. Vraag wat inbegrepen is (all-in of per onderdeel) en let op capaciteit, indelingsmogelijkheden, binnen/buiten met plan B, eindtijd en geluidsnormen, bereikbaarheid, parkeergelegenheid en toegankelijkheid. Check catering: huiscateraar verplicht of eigen leveranciers en eventuele toeslagen/kurkgeld. Noteer extra kosten zoals zaalhuur, minimumafname, schoonmaak, servicekosten en btw.
Bezoek op het tijdstip van je geplande ceremonie of feest om licht en akoestiek te voelen; vraag een proefopstelling en check fotospots, kleedruimte en kinderfaciliteiten. Controleer of je er officieel mag trouwen of dat je een BABS/ambtenaar moet meenemen. Vergelijk offertes op dezelfde basis en leg een optie met deadline vast. Is het een match, boek dan met duidelijke afspraken over aanbetaling, opbouw/afbouw, annulering en slechtweerplan.
[TIP] Tip: Bepaal budget, prik datum, boek locatie voor overige leveranciers.
Leveranciers en styling
Je leveranciers bepalen de sfeer, service en flow van je dag, dus kies bewust en stem alles af op je concept. Begin 9-12 maanden vooraf met het checken van portfolio’s en beschikbaarheid op je datum, vraag vergelijkbare offertes en let op reistijd, op- en afbouwuren, geluidsnormen, verzekering en aansprakelijkheid. Leg afspraken vast in een helder contract met aanbetaling, levermomenten en annuleringsvoorwaarden. Werk je styling uit met een moodboard, kleurenpalet en materialen zoals linnen, servies, kaarsen en borden/signing; kies seizoensbloemen voor een sterkere look en een gunstiger prijs. Plan proefmomenten: tasting bij de cateraar, een proefsessie voor haar en make-up en een geluidscheck met je band of dj, en maak een back-up voor buiten, stroom en apparatuur.
Maak een draaiboek met contactlijst, opbouwschema en plattegronden, wijs een ceremoniemeester (dagcoördinator) of planner aan als aanspreekpunt en regel leveranciersmaaltijden, parkeren en losinstructies. Bepaal je budgetimpact: licht, bloemen en muziek maken het meeste verschil; bundeldeals kunnen schelen, maar kwaliteit gaat voor. Check vergunningen voor open vuur, confetti en eindtijd. Zo krijg je een samenhangende stijl én strakke organisatie.
Belangrijkste leveranciers kiezen en boeken (catering, foto/video, muziek)
Begin vroeg, want de toppers zitten snel vol. Kies leveranciers die passen bij je stijl én budget en vergelijk op pakketten, beschikbaarheid en klik. Plan een proeverij met de cateraar en bespreek serveerstijl, dieetwensen, baropties en of glaswerk en bediening inbegrepen zijn. Vraag je fotograaf en videograaf om volledige bruiloften te zien, bespreek timing, second shooter, levertijd, aantal beelden, highlight film en gebruiksrechten.
Bij band of dj check je geluidsnormen van de locatie, eindtijd, opbouwtijd, stroom en back-up; leg cues voor ceremonie en een niet-draaien-lijst vast. Zet alles helder in het contract: datum, uren en overuren, op- en afbouw, reiskosten, aanbetaling en annulering. Stem verwachtingen af in je draaiboek, met contactgegevens en noodscenario’s, zodat iedereen precies weet wat je voor ogen hebt.
Styling en bloemen afstemmen op je concept
Vertaal je concept naar een helder moodboard met kleuren, materialen en vormen, en deel dit met je stylist en bloemist zodat iedereen dezelfde sfeer nastreeft. Kies seizoens- en lokale bloemen voor een natuurlijke look en een slimmer budget: denk aan tulpen en ranonkels in het voorjaar, pioenen in mei/juni en dahlia’s in de nazomer. Bepaal je focuspunten waar styling het meeste effect heeft, zoals de ceremonie-achtergrond, het boeket, entree en tafelstyling, en hergebruik grote arrangementen later op de dag om waarde te maximaliseren.
Stem linnen, servies, kaarsen en stationery af op je kleurpalet en let op de kleurtemperatuur van verlichting, want die beïnvloedt hoe tinten ogen op foto’s. Check praktische zaken zoals opbouwtijden, waterpunten, vaashuur, transport en een foamvrije opzet. Zo blijft je stijl consistent, duurzaam en fotogeniek.
Contracten, vergunningen en aanbetalingen regelen
Zorg dat elke leverancier een helder contract tekent met datum, tijden, op- en afbouw, teamgrootte, reiskosten, overtime-tarief, deliverables en levertijd, plus gebruiksrechten van foto/video, AVG/privacy, aansprakelijkheid en verzekering, overmacht en annulering/wijzigingen. Check of je locatie muzieklicenties en geluidsnormen dekt en leg eindtijd en decibelgrenzen vast. Regel op tijd vergunningen volgens de lokale APV: open vuur en kaarsen, confetti of koudvuur, buitenopstellingen, dronevluchten en gebruik van openbare ruimte; vraag bij je gemeente hoe dit werkt.
Controleer of je locatie officieel trouwlocatie is of dat je een BABS/ambtenaar moet aanvragen, en rond je melding van voorgenomen huwelijk/ondertrouw met getuigen op tijd af. Spreek aanbetalingen en termijnen duidelijk af (vaak 20-50% bij boeking), noteer optie-deadlines, bewaar facturen met btw en gegevens van de leverancier en overweeg een annulerings- of eventverzekering.
[TIP] Tip: Boek belangrijkste leveranciers vroeg; maak moodboard voor consistente styling.
Gasten, communicatie en de dag zelf
Alles draait om je gasten goed meenemen én zelf ontspannen kunnen genieten. Start met een duidelijke gastenlijst en verstuur op tijd save-the-dates en daarna uitnodigingen met een strakke RSVP-deadline, dieetwensen en praktische info. Maak een simpele wedding website of infopagina als centrale plek voor route, parkeren/OV, dresscode, kindbeleid en overnachtingsopties. Deel je voorkeuren over foto’s: een unplugged ceremonie of juist een hashtag, dan weet iedereen wat je wilt. Werk een seating plan uit dat doorstroming helpt en houd rekening met toegankelijkheid, ouderen en kinderen. Wijs een ceremoniemeester aan als aanspreekpunt en zorg dat vaste helpers het draaiboek, contactlijst van leveranciers en noodnummers hebben, zodat jij je telefoon uit kunt laten.
Op de dag zelf helpen duidelijke borden, naamkaartjes en een korte welkomtekst om alles soepel te laten lopen; denk aan waterpunten, leveranciersmaaltijden en een klein noodkitje. Check in de week ervoor nog één keer je weer- en vervoersplan. Na afloop deel je een preview van foto’s, stuur je bedankjes, registreer je cadeaus en rond je borg en huurspullen af. Met heldere info, warme gastvrijheid en een strak maar luchtig plan voelt de dag ontspannen en persoonlijk.
Gastenlijst, save-the-dates en uitnodigingen
Begin met een ruwe gastenlijst zodat je schaal en budget per gast helder krijgt, en splits waar nodig in dag- en avondgasten. Verzamel adressen en e-mails vroeg, bepaal je plus-one en kindbeleid en houd rekening met toegankelijkheid en reisafstanden. Staan datum en locatie vast, dan verstuur je save-the-dates met basisinfo en een link naar je website; ideaal is 8-12 maanden vooraf, en nog eerder bij een destination wedding.
De officiële uitnodiging volgt met alle details en een strakke RSVP-deadline, liefst 3-4 weken voor de dag, inclusief dieetwensen, starttijden, route/parkeren, dresscode en cadeautip. Gebruik een consistente stijl die past bij je concept en maak het je gasten makkelijk met een duidelijke RSVP-link of QR-code. Houd alle reacties bij in één overzicht zodat je aantallen, tafelschikking en leveranciers tijdig kunt bevestigen.
Ceremoniemeester, draaiboek en logistiek
Een sterke ceremoniemeester fungeert als dagcoördinator en eerste aanspreekpunt, zodat jij los kunt laten. Maak samen een strak maar realistisch draaiboek met tijden, adressen, contactgegevens, cues voor muziek en speeches, fotomomenten, op- en afbouw en duidelijke bufferblokken tussen onderdelen. Regel de logistiek tot in detail: routes voor leveranciers, laad- en losplaats, parkeerruimte, toegankelijkheid voor rolstoelen en kinderwagens, stroompunten, kleedruimte en een rustige plek voor touch-ups.
Voorzie borden en plattegronden, en deel het draaiboek tijdig met locatie, dj/band, fotograaf en catering. Laat je ceremoniemeester een gezamenlijke briefing call plannen en op de dag werken met portofoons of een duidelijke WhatsApp-groep. Leg leveranciersmaaltijden en pauzes vast, test reistijden en maak een haalbaar plan B bij slecht weer. Met goede taakverdeling, heldere communicatie en buffers blijft je dag soepel én ontspannen.
Op de dag zelf: takenlijst, noodkit en nazorg
Op de dag zelf draait alles om loslaten met vertrouwen. Laat je ceremoniemeester de leveringen, opbouw en tijdschema’s checken, terwijl jij focust op genieten. Zorg dat er een korte takenlijst is met contactgegevens van leveranciers, de ringen en geloften, envelopjes voor eventuele laatste betalingen, een check-in bij de locatie en buffers tussen onderdelen voor reistijd en foto’s. Een compacte noodkit voorkomt stress: pleisters en blarenpleisters, veiligheidsspelden en fashion tape, naald en draad, vlekkenstift, paracetamol, tissues, deodorant, poeder en lippenstift, haarlak, telefoonoplader, water, snacks en een transparante paraplu of tweede paar schoenen.
Denk aan de nazorg: cadeaus en kaarten veilig meegeven, leftover taart en bloemen verdelen, huurspullen en borg afronden, bedankjes en fooi regelen, een fotopreview delen en je boeket drogen of laten conserveren. Met deze basics blijft je dag soepel van start tot slot.
Veelgestelde vragen over wedding to do list
Wat is het belangrijkste om te weten over wedding to do list?
Een goede wedding to do list verdeelt je voorbereiding in vier fasen: visie/kaders, research/shortlist, details/passen/proeven en bevestigen/final checks. Zo houd je overzicht over budget, leveranciers, styling, gastencommunicatie, draaiboek én de dag zelf.
Hoe begin je het beste met wedding to do list?
Start met budget bepalen en prioriteiten rangschikken. Kies een datum en seizoen, maak een globale gastenlijst en concept. Plan locatiebezichtigingen, leg je topkeuze vast, en blokkeer cruciale leveranciers (catering, foto/video, muziek) vroegtijdig.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij wedding to do list?
Te laat boeken van locatie/leveranciers, geen duidelijke budgetprioriteiten, contracten/vergunningen overslaan, geen marges in planning, RSVPs onderschatten, niets delegeren aan ceremoniemeester, geen noodkit of draaiboek voor de dag zelf, nazorg vergeten.
